ANALISIS SISTEM
Definisi Analisa Sistem
Tahapan Analisa Sistem: Identify, Understand, Analisis & Report
Langkah-langkahnya:
- Identify: mengidentifikasi masalah
- Understand: memahami kerja dari sistem yang ada
- Analyze: menganalisis sistem
- Report: membuat laporan hasil analisis
Mengidentifikasi Masalah
Ada tiga langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini yaitu:
1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah
- Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi
- Contoh: terjadi penurunan omzet penjualan karena banyak konsumen yang komplain terhadap divisi penjualan tersebut
2. Mengidentifikasi Titik Keputusan
- Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan titik keputusan penyebab masalah tersebut
- Contoh: penyebab masalah konsumen komplain karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah penanganan order langganan di bagian order penjualan yang kurang baik kepada pelanggan
3. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci
- Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut
Memahami Kerja dari Sistem yang Ada
Dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:
- Menentukan jenis penelitian
- Merencanakan jadwal penelitian
- Membuat penugasan penelitian
- Membuat agenda wawancara
- Mengumpulkan hasil penelitian
Menganalisis Hasil Penelitian
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:
- Kelemahan dari sistem lama tersebut
- Kebutuhan data dan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen
Membuat Laporan Hasil Analisis
Isinya adalah:
- Alasan melakukan analisis sistem
- Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama
- Mengidentifikasi penyebab masalah
- Kesimpulan analisis
Tugas Sistem Informasi
Soal
Sebutkan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada Universitas Muhammadiyah Cirebon!
Sebutkan kebutuhan-kebutuhan pada perancangan: a. Sistem Informasi Akademik yang ada di UMC b. Sistem Informasi Pelayanan Pasien pada RS. Permata Kota Cirebon c. Sistem Informasi Penjualan pada Toserba Yogya Siliwangi Kota Cirebon
Dalam memahami kerja dari sebuah sistem, anda harus melakukan penelitian. Pilihlah satu perancangan sistem yang ada di dalam soal no 2. Kemudian anda tentukan langkah-langkahnya di dalam penelitian tersebut! a. Menentukan jenis penelitian b. Merencanakan jadwal penelitian : 1-20 Desember 2022 c. Membuat penugasan penelitian d. Membuat agenda wawancara e. Mengumpulkan hasil penelitian : uraikan bagaimana Anda mengadakan penelitian
Jawaban
Permasalahan-permasalahan yang Terjadi pada Universitas Muhammadiyah Cirebon
Permasalahan Administratif:
- Proses pendaftaran mahasiswa baru yang masih manual dan berbelit-belit
- Sistem penginputan nilai oleh dosen yang tidak terintegrasi
- Kesulitan dalam pembuatan jadwal kuliah yang bentrok
- Lambatnya proses pengurusan surat keterangan dan transkrip nilai
Permasalahan Akademik:
- Kurangnya monitoring terhadap perkembangan akademik mahasiswa
- Sistem perwalian yang tidak efektif
- Kesulitan dalam pengecekan kelengkapan administrasi akademik
- Minimnya akses informasi akademik bagi orang tua mahasiswa
Permasalahan Teknologi:
- Sistem informasi yang terpisah-pisah (tidak terintegrasi)
- Server yang sering down saat peak time (daftar ulang, KRS)
- Interface sistem yang kurang user friendly
- Keamanan data yang masih rentan
Kebutuhan-kebutuhan pada Perancangan Sistem
Sistem Informasi Akademik yang ada di UMC
Kebutuhan Fungsional:
- Modul pendaftaran mahasiswa baru online
- Sistem KRS (Kartu Rencana Studi) online
- Input nilai oleh dosen
- Monitoring kehadiran mahasiswa
- Sistem perwalian digital
- Pembuatan jadwal otomatis
- Laporan akademik real-time
Kebutuhan Non-Fungsional:
- Responsive design (dapat diakses via mobile)
- Keamanan data dengan enkripsi
- Backup data otomatis
- Performance yang cepat (loading < 3 detik)
Sistem Informasi Pelayanan Pasien pada RS. Permata Kota Cirebon
Kebutuhan Fungsional:
- Pendaftaran pasien online
- Rekam medis elektronik
- Jadwal dokter dan reservasi
- Billing system terintegrasi
- Laporan kesehatan pasien
- Manajemen inventori obat
Kebutuhan Non-Fungsional:
- High availability (24/7)
- Data privacy dan security
- Integrasi dengan BPJS
- User interface yang mudah digunakan
Sistem Informasi Penjualan pada Toserba Yogya Siliwangi Kota Cirebon
Kebutuhan Fungsional:
- Point of Sale (POS) system
- Manajemen inventori
- Laporan penjualan harian/mingguan/bulanan
- Sistem loyalty customer
- Pembelian dan pemesanan barang
- Analisis data penjualan
Kebutuhan Non-Fungsional:
- Dapat handle transaksi concurrent
- Sync data real-time antar cabang
- Backup data otomatis
- Interface yang user friendly untuk kasir
Langkah-langkah Penelitian untuk Sistem Informasi Akademik UMC
Menentukan Jenis Penelitian
- Penelitian Kualitatif dengan pendekatan studi kasus
- Metode pengumpulan data: wawancara, observasi, dan studi dokumentasi
- Fokus pada kebutuhan pengguna (user-centered design)
Merencanakan Jadwal Penelitian: 1-20 Desember 2022
Minggu 1 (1-7 Desember):
- Observasi sistem existing
- Wawancara dengan admin akademik
- Studi dokumentasi
Minggu 2 (8-14 Desember):
- Wawancara dengan dosen dan mahasiswa
- Analisis kebutuhan sistem
- Pembuatan use case diagram
Minggu 3 (15-20 Desember):
- Validasi kebutuhan
- Analisis gap sistem
- Penyusunan laporan hasil penelitian
Membuat Penugasan Penelitian
Tim Peneliti:
- Project Leader (1 orang)
- System Analyst (2 orang)
- Data Collector (3 orang)
- Technical Writer (1 orang)
Pembagian Tugas:
- Project Leader: koordinasi tim dan komunikasi dengan stakeholder
- System Analyst: analisis kebutuhan dan pembuatan dokumentasi
- Data Collector: melakukan wawancara dan observasi
- Technical Writer: menyusun laporan akhir
Membuat Agenda Wawancara
Narasumber dan Jadwal:
- 5 Desember 2022 (09.00-11.00): Kepala Bagian Akademik
- 6 Desember 2022 (10.00-12.00): Admin Prodi
- 7 Desember 2022 (13.00-15.00): Dosen (3 orang)
- 8 Desember 2022 (14.00-16.00): Mahasiswa (5 orang)
- 9 Desember 2022 (09.00-11.00): Bagian IT
Pertanyaan Wawancara:
- Apa kendala yang dihadapi dengan sistem saat ini?
- Fitur apa yang paling dibutuhkan?
- Bagaimana alur kerja yang ideal menurut Anda?
- Apa harapan untuk sistem yang baru?
Mengumpulkan Hasil Penelitian
Metode Pengumpulan Data:
- Observasi Langsung: Mengamati proses kerja di bagian akademik
- Wawancara Mendalam: Dengan seluruh stakeholder terkait
- Studi Dokumentasi: Analisis form, laporan, dan dokumen existing
- Kuesioner: Survei kebutuhan kepada 100 responden (dosen & mahasiswa)
Teknik Analisis Data:
- Content analysis untuk data kualitatif
- Statistical analysis untuk data kuantitatif
- SWOT analysis untuk evaluasi sistem existing
- Gap analysis antara kebutuhan dan sistem saat ini
Output yang Dihasilkan:
- Dokumen kebutuhan pengguna (user requirements)
- Use case diagram dan spesifikasi
- Analisis gap sistem
- Rekomendasi pengembangan sistem
- Laporan hasil penelitian lengkap